Heb je een reserveringssysteem nodig of een website met reserveringen?
Meestal allebei, want ze doen iets anders. Het reserveringssysteem regelt de agenda, de beschikbaarheid en de bevestiging. De website zorgt dat een gast genoeg weet en genoeg vertrouwt om op de knop te drukken.
Wat een reserveringssysteem doet en wat niet
Een reserveringssysteem is software. Het houdt bij welke tijden, plekken of tickets nog vrij zijn, neemt de reservering aan, stuurt een bevestiging en vaak ook een herinnering. Goede systemen laten een gast meteen betalen of aanbetalen. Dat is veel werk dat je niet meer met de hand hoeft te doen.
Wat een systeem niet doet: uitleggen wat je aanbiedt. Een kalender met vrije tijden vertelt een gast niet wat een kinderfeestje bij jou inhoudt, of er parkeerplaats is of wat er gebeurt als hij moet annuleren. Een systeem neemt een beslissing aan. Het helpt niemand die beslissing te nemen.
Veel systemen geven je ook een eigen boekingspagina. Handig om snel te starten, alleen staat die pagina op het domein van de leverancier en in hun opmaak. Wie op Google zoekt naar wat jij aanbiedt in jouw plaats, vindt jouw eigen site. Die boekingspagina draagt daar weinig aan bij.
Wat de website doet wat het systeem niet kan
Neem een indoor speeltuin. Een moeder zoekt op zaterdagochtend naar een plek voor het verjaardagsfeestje van haar zoon. Ze wil weten wat het kost per kind, wat er bij het feestje zit, of er een aparte ruimte is en tot welke leeftijd het leuk is. Pas als dat klopt kijkt ze naar een datum.
Al die antwoorden horen op de website, vóór de reserveerknop. Staan ze er niet, dan belt ze. Of ze boekt bij de speeltuin twee dorpen verderop, die het wel op een rij heeft gezet. Het systeem had prima gewerkt. Er kwam alleen niemand aan toe.
Daarom zijn ze geen keuze tussen twee dingen. De website brengt de gast tot de beslissing, het systeem verwerkt die beslissing. Ontbreekt een van de twee, dan merk je dat in het aantal reserveringen.
Wat past bij jouw situatie
Welke stap het meest oplevert hangt af van waar je nu staat. De meeste bedrijven herkennen zich in een van deze drie.
Je reserveert nu via telefoon en mail
Hier levert een systeem het meest op. Elke reservering kost nu een paar berichten heen en weer. Wat 's avonds binnenkomt blijft liggen tot de volgende dag. Een gast die om tien uur 's avonds wil reserveren en dat niet kan, reserveert vaak ergens anders. Begin met een systeem dat past bij wat je verkoopt en zet het op je eigen site.
Je hebt een systeem, maar er komt weinig online binnen
Dan ligt het zelden aan het systeem. Het ligt aan de weg ernaartoe: een knop die op de telefoon onder de vouw staat, een prijs die pas in de laatste stap verschijnt of een site die de vragen van gasten niet beantwoordt. Waar dat precies zit lees je in het artikel over waar boekingen weglekken op je website.
Je begint opnieuw of je hebt nog niets
Kies eerst het systeem en bouw de website eromheen. Zo weet je vooraf of de reservering op je eigen pagina kan blijven, welke gegevens het systeem nodig heeft en wat de gast in welke stap ziet. Andersom kom je er na de bouw achter dat de module niet in je ontwerp past.
Waar je op let bij het kiezen van een systeem
Vergelijkingssites zetten functies naast elkaar. Voor een ondernemer tellen vijf vragen meer dan het aantal vinkjes.
Past het bij wat je verkoopt?
Een tijdslot voor een escaperoom, een tafel voor vier, een fiets voor een week of een ticket met extra opties zijn vier verschillende dingen. Een systeem dat voor afspraken is gemaakt, wringt bij tickets. Vraag een proefaccount en zet je eigen aanbod er een keer in.
Kan de gast op je eigen site blijven?
Er zijn drie routes: een module op je eigen pagina, een knop naar de boekingspagina van de leverancier of een koppeling die beschikbaarheid uitwisselt. Welke kan, hangt af van het systeem. Meer over koppelingen staat bij integraties.
Werkt het goed op een telefoon?
Reserveer zelf op je telefoon, met één hand, op de bank. Moet je inzoomen of verspringt het formulier, dan haakt een deel van je gasten daar af.
Komt alles in één agenda?
Reserveringen via de site, de telefoon en de balie moeten in dezelfde agenda staan. Anders is een dubbele boeking een kwestie van tijd.
Hoe wordt er gerekend?
Sommige leveranciers rekenen per maand, andere per reservering of per verkocht ticket. Reken het door op je eigen aantallen van een drukke maand en een rustige maand. Een systeem dat goedkoop lijkt, kan in het hoogseizoen het duurste zijn.
Hoe MegaOnline dit aanpakt
MegaOnline bouwt de website altijd vanuit de reservering terug: wat moet een gast weten voordat hij reserveert en in welke volgorde. Heb je al een systeem dat goed werkt, dan wordt de site daaromheen gebouwd.
Heb je nog geen systeem, of past je huidige systeem niet bij wat je verkoopt, dan is er ook een eigen boekings- en reserveringssysteem. Dat wordt ingericht op jouw diensten, van het boeken van een belafspraak tot het kopen van een ticket met extra opties. Wat het allemaal kan staat op de pagina over MegaSmart.
Wat je morgen kunt doen.
Vijf dingen die je zelf kunt uitvoeren. Werkt het, dan weet je waar de winst zit.
- Reserveer 's avonds op je telefoon bij je eigen bedrijf en tel de stappen tot de bevestiging.
- Schrijf de vijf vragen op die gasten aan de telefoon het vaakst stellen en kijk of het antwoord op je site staat, vóór de reserveerknop.
- Zet de prijs en je annuleringsvoorwaarden vóór de betaalstap.
- Controleer of reserveringen via de telefoon in dezelfde agenda komen als die via de site.
- Tel hoeveel reserveringen per maand nog via telefoon of mail binnenkomen. Dat is je beginpunt.
Wat je hierover nog vaker gevraagd wordt
Waar dit op je eigen site over gaat.
Website met reserveringssysteem laten maken
Wat er naast de reserveerknop op je site moet staan en welke route bij je systeem past.
Waar boekingen weglekken op je website
De plekken waar gasten afhaken voordat ze reserveren.
Boekings- en reserveringssysteem MegaSmart
Online reserveren, bevestigingen en opvolging in één systeem.
Wil je weten waar gasten op jouw site afhaken voordat ze reserveren?
Beantwoord zes korte vragen. MegaOnline kijkt persoonlijk naar je website en je reserveringsroute en laat zien waar de reserveringen blijven hangen. Wil je eerst meer weten over de opzet, lees dan wat er bij een website met reserveringssysteem komt kijken.